Инициация проекта предполагает, что он должен начаться и должны быть определены ресурсы. К сожалению, многие проекты начинаются буквально так, как сделал генеральный директор в нашем примере. Каждый из нас в то или иное время имел дело с проектом в условиях недостаточной информации, говоря про себя «будь что будет». Сценарий проекта новой телефонной системы — прекрасный пример того, как не надо начинать проект.
Отвлечемся на время от инициации проекта и зададимся вопросом: «Как проекты начинают свое существование? Можно ли поступить так же, как показано в примере? » Даже если ваш генеральный директор объявляет о проекте на собрании, то нет сомнений в том, что это произошло законно. Верите или нет, но генеральный директор не выдумывает проекты просто из-за того, что вам нечем заняться. Он думает о будущем компании, расширении бизнеса и о своих покупателях.
Бизнес сам по себе может провоцировать необходимость проекта, покупатели могут требовать изменения продукта, юридические требования могут способствовать созданию проекта. Согласно учебнику РМВОК проекты являются результатом шести потребностей или требований.
Требования, предъявляемые к проекту
Организации существуют для того, чтобы получать прибыль или обслуживать клиентов. Чтобы оставаться конкурентоспособными, организации должны постоянно исследовать новые возможности развития бизнеса, искать лучшие способы повышения производительности или обслуживания их покупателей. Иногда принимаемые законы вынуждают организации делать их продукцию более безопасной или защищать окружающую среду. Проект — результат многих потребностей. Большинство проектов — следствие одного из шести требований или потребностей. Это те требования или потребности, которые диктуют зарождение проектов. В следующих разделах мы рассмотрим их подробнее.
Рыночные требования могут вызвать потребность в проекте. Например, банк инициирует проект, чтобы дать покупателям возможность использовать для ипотечного кредитования займы через Интернет из-за снижения процентных ставок и увеличения ставок по рефинансированию и новым займам до востребования.
Экономические потребности. Новая телефонная система, о которой мы говорили ранее, была объявлена на совете компании как результат экономических потребностей. Генеральный директор с помощью персонала определил, что объем звонков в существующей системе увеличился. Без новой системы обслуживание покупателей стало бы хуже, что повлияло бы и на основную линию.
Запросы покупателей постоянно меняются. Говоря в общем, у большинства компаний есть свои покупатели, и их запросы способствуют появлению новых проектов. Покупатели могут быть внешние и внутренние по отношению к организации. У правительственных организаций по сути нет внешних покупателей, но есть много внутренних покупателей в отделах и агентствах.
Допустим, вы работаете на компанию, которая продает оборудование для обработки денежных переводов, и вы только что заключили контракт с местной коммунальной службой. Этот проект вызван потребностью данной службы автоматизировать их процесс или модернизировать его. В основе проекта лежит потребность коммунальной службы купить ваше оборудование и сервисное обслуживание.
Технический прогресс. Случалось ли вам иметь один из персональных электронных цифровых помощников? Они сохраняют имена и адреса, обычно выпускаются с календарем и помогают избежать беспорядка в вашей работе. Я не могу жить без моего помощника. В любом случае всегда есть новая, хорошая версия, можно даже выйти в Интернет и послать e-mail в любую часть света. Эти новые возможности коммуникации служат наглядным примером технологического прогресса. Благодаря внедрению новых технологий началось активное развитие электронных компаний, продукция которых соответствует этим новым достижениям.
Юридические требования. Частный бизнес, так же как правительственные организации, разрабатывает новые проекты как результат законов, появившихся в каждый законодательный сезон. Например, новый закон о налоге с продаж может потребовать модификации имеющегося или подготовки нового программного обеспечения для системы учета налога с продаж. Другой пример: этикетки на продовольственных товарах должны перечислять ингредиенты и содержащиеся в продукте витамины.
Социальные потребности. Например, допустим, развивающаяся страна переживает (испытывает) быстрое распространение болезни среди населения. Необходимы медицинские средства и оборудование для вакцинации и лечения тех, кто уже заразился. Другой пример: очистка от вредных примесей воды, используемой на промышленных предприятиях, перед тем как вернуть ее в реку или ручей, чтобы избежать загрязнения.