В широком смысле организационно-управленческий анализ направлен на исследование системы управления в ее текущем состоянии. Система управления — это совокупность активных социальных и пассивных технических объектов, реализующих процессы управления в рамках существующих организационной структуры и организационной культуры. В целях анализа систему управления рационально рассматривать как совокупность следующих элементов:
- системы целей компании и стратегий их достижения;
- организационной структуры управления;
- системы процессов управления и структуры информации, циркулирующей в рамках этих систем;
- организационной культуры.
Поэтому организационно-управленческий анализ представляет собой исследовательскую деятельность, направленную на изучение системы целей компании и стратегии их достижения, организационной структуры управления, управленческих процессов и организационной культуры.
Организационно-управленческий анализ состоит из следующих этапов.
- Установление рабочих отношений с исследуемой компанией, определение ограничений на доступ к необходимой информации.
- Сбор и первичная обработка необходимой информации.
- Выявление и анализ системы целей компании и стратегии их достижения.
- Моделирование и анализ существующей организационной структуры управления.
- Моделирование и анализ процессов управления.
- Разработка информационной модели.
- Анализ сложившейся системы управления, выявление проблемных зон и узких мест, оценка организационно-управленческого потенциала компании.
- Определение основных подходов, методов и средств организационного проектирования исходя из поставленных целей и результатов анализа.
- Презентация результатов организационно-управленческого анализа.
Рассмотрим последовательно этапы организационно-управленческого анализа.
Установление рабочих отношений с исследуемой компанией является важным этапом, поскольку организационно-управленческий анализ затрагивает существенные для персонала компании проблемы распределения деятельности, т.е. прав, обязанностей, полномочий, подчиненности. Организационно-управленческий анализ может проводиться или уполномоченной группой сотрудников самой компании, или привлекаемой консультационной фирмой. В любом случае должен быть установлен доброжелательный контакт, значительное внимание следует уделять межличностному общению с целью получения достоверной и полной информации.
Сбор необходимой информации включает:
- изучение внутренней информации на основе:
- штатного расписания,
- организационной структуры,
- положений о структурных подразделениях и должностных обязанностях,
- приказов и распоряжений,
- внутреннего регламента (распорядка) деятельности,
- документации, регламентирующей управленческие процессы (стандарты, информационные схемы и пр.);
- интервьюирование сотрудников;
- наблюдение, в том числе:
- организации рабочих мест,
- условий труда,
- организации труда,
- оснащения рабочих мест,
- компьютеризации и пр.
Выявление и анализ системы целей компании и стратегии их достижения включает:
- анализ миссии компании на четкость ее формулирования, соответствие ее стратегии и целям компании, осознание ее персоналом, соответствие ее перспективам развития компании;
- анализ целей на базе построения иерархического дерева целен компании. Анализ дерева целей компании должен сопровождаться формированием различных сценариев развития компании в зависимости от различных вариантов реализации внешней и внутренней среды. Это позволяет учесть неопределенность внешней среды и выявить ключевые факторы успеха выполнения миссии и целей для достижения эффективных результатов;
- анализ системы ответственности за достижение целей и выполнение действий, направленных на достижение целей. При этом анализируется матрица распределения ответственности, которая позволяет выявить полноту соответствия целей, мероприятий и исполнителей.
Моделирование и анализ существующей организационной структуры управления
В данном разделе рассматриваются основные принципы. Организационная структура представляет собой совокупность организационных единиц (структурных подразделений и должностных лиц), упорядоченных в административно-деятельностном пространстве, с целью управления деятельностью компании.
Организационная структура управления характеризуется:
- • составом и соотношением линейного, функционального и целевого управления;
- количеством и составом управленческих подразделений на разных иерархических уровнях, типом существующей структуры управления, числом уровней управления (линейного и функционального);
- численностью и соотношением различных категорий руководителей, специалистов и технических исполнителей в целом по системе управления и по отдельным подразделениям;
- объемом перерабатываемой информации в целом по системе управления и по отдельным подразделениям;
- стоимостью и соотношением занятых в подразделениях различных видов оргтехники, территориальным расположением подразделений аппарата управления;
- степенью регламентации оргструктуры, уровнем управляемости в сравнении с нормой управляемости, уровнем качества существующей оргструктуры управления;
- количеством и соотношением числа решений, подготавливаемых и принимаемых в разных подразделениях и на различных уровнях аппарата управления;
- числом линий соподчинения, числом связей между подразделениями, соответствием важности решаемых задач уровню линейного руководства;
- затратами на управление по отдельным функциональным подразделениям и уровням управления;
- составом обслуживающих звеньев управления и их соотношением с линейными, функциональными и целевыми подсистемами управления.
Моделирование и анализ процессов управления
Процессом управления называется объективно существующая совокупность взаимосвязанных единиц управленческой деятельности (операций, задач, работ), описываемая в терминах «вход», «процесс», «выход». Организационная структура является формой управления, в которой реализуются процессы управления.
В рамках моделирования и анализа процессов управления производится наложение управленческих процессов и информационных связей на организационную структуру и осуществляется анализ их эффективности с точки зрения существующих и развивающихся сфер деятельности компании.
Разработка информационной модели. На базе изучения организационной структуры и процессов управления формируется информационная модель компании, представляющая модель информации, циркулирующей в компании. Анализ информационного пространства компании позволяет выявить эффективность системы информационного обмена и поддержки управленческих процессов, обнаружит!) слабые места в информационном обеспечении.
На основе анализа сложившейся системы управления выявляются проблемные зоны и узкие места и происходит оценка организацией управленческого потенциала компании. Далее следует определение основных подходов, методов и средств организационного проектирования исходя из поставленных целей развития компании и результатов анализа.
Результатом организационно-управленческого анализа является комплекс требований к перепроектированию организационной структуры и системы управления.